Vorbereitung
Die Methode OP-OD ist als offene Methode konzipiert und kann jederzeit von allen verwendet werden. Diesbezüglich gibt es sozusagen Ähnlichkeiten zu Wettbewerbsverfahren. Auch diese unterliegen keinem „Kopierschutz“ oder bedürfen keiner besonderen Ausstattung etc. Es gilt in beiden Fällen – bei einem Wettbewerb allerdings meist rechtlich zwingend – ein gewisses klar definiertes, aber auch Spielräume eröffnendes Methoden-Protokoll „abzuarbeiten“. Der Quellcode dafür ist bei einem Wettbewerb etwa in der Bundesrepublik Deutschland die sogenannte Richtlinie für Planungswettbewerbe (RPW) und bei der Methode OP-OD zunächst einmal dieser Leitfaden. Es ist dabei zu beachten, dass gewisse prozessbegleitende und moderierende Rollen dringend und klug besetzt werden sollten, um einen guten Prozess in Gang zu setzen und zu steuern. Auch das gleicht der Praxis bei Wettbewerben, bei denen es sehr oft verfahrensbetreuende Büros gibt, die der Auftraggeber*in bei der Strukturierung der Aufgabe und der Organisation des Prozesses helfen. Genau solche Büros können in Zukunft auch Verfahren, die der Methode OP-OD folgen, organisieren.
Die Methode OP-OD erfordert zunächst einmal die Festlegung, welche Planungsphasen eines Projektes mit welchem grundsätzlichen Planungsziel bearbeitet werden sollen. Sodann erfolgt eine Strukturierung des Prozesses selbst, also die Festlegung von Anzahl und Dauer der Ideen- und Entwicklungsphasen. Im Weiteren wird eine Aufteilung der Aufgabe in einzelne sinnfällige Calls und Call-Reihen vorgenommen. Zudem muss überlegt und festlegt werden, mit wie vielen Teilnehmer*innen und Stakeholder*innen man den Prozess sinnvoll bestreiten sollte und möchte. Darauf aufbauend erfolgt eine frühzeitige Organisation der Beteiligung, um die Teilnahme der gewünschten Akteur*innen logistisch sicherstellen zu können. Entsprechend der Ambition der Offenheit der Methode bietet sich sofern vergaberechtlich möglich ein offener Aufruf zur Teilnahme an. Dieser lässt sich aber wie bei Wettbewerben auch mit dem Setzen von Teilnehmer*innen kombinieren. Bei der Auswahl der Bewerber*innen soll auf ein je ausgewogenes Verhältnis der Geschlechter, des Alters und ggf. noch anderer Kriterien geachtet werden. Darauf aufbauend werden verschiedene Auswahl- oder auch Lostöpfe gebildet. In der Rubrik (Real)Fiktionen finden sich hierzu anschauliche Praxisbeispiele.
Welche und wie viele Personen genau an einem konkreten OP-OD teilnehmen, ist mit Blick auf die spezifischen Anforderungen und Eigenarten des Projektes zu entscheiden. Die Anmeldung für ein OP-OD-Planungsverfahren kann direkt auf einer jeweiligen Projektseite – der OP-OD Projektplattform erfolgen. Der Anmeldezeitraum sollte mindestens sechs bis acht Wochen vor dem eigentlichen Start des Planungsverfahrens enden, so dass alle Teilnehmer*innen rechtzeitig ihre zeitlichen Kapazitäten vorhalten können. Grundsätzlich soll das Verfahren so offen wie möglich und die Teilnahme keinen weiteren spezifischen Kriterien als dem Interesse und der zeitlichen Kapazität daran teilzunehmen unterliegen. Weiteres dazu unter Kollektives Entwerfen.
Die digitale Projektplattform, die als benutzbarer Prototyp vorhanden ist und im ersten realen Anwendungsfall auch ausgiebig verwendet und getestet wurde, ist für die Methode OP-OD von integraler Bedeutung. Grundsätzlich wäre es aber auch denkbar die Informationen und Einreichungen über andere digitale Planserver-Tools mit allen Beteiligten zu teilen. Die Plattform soll aber eine größere Sichtbarkeit und Interaktion für alle Teilnehmer*innen ermöglichen. Perspektivisch ist mit der Entwicklung einer kostenfreien OP-OD App eine sehr niederschwellige Benutzung für alle Beteiligten angestrebt. Die aktuelle Plattform und ihre noch provisorische Benutzer*innenoberfläche erfüllen diesen Anspruch noch nicht ausreichend. Zudem besteht die Absicht, dass über die jeweiligen projektspezifisch angepassten Projektplattformen Planungsprozesse auch für Dritte und von außen einsehbar und nachvollziehbar werden. Damit soll ein offener Wissensaustausch gefördert werden.
Die Projektplattform ist wesentliches Kommunikations- und Arbeitswerkzeug für den Prozess. Sie strukturiert diesen vor, enthält alle Grundlagen der Planung, auf ihr werden alle Call-Fragestellungen publiziert und sie sammelt und veröffentlicht alle Ergebnisse der Ideen- und Entwicklungsphasen und deren Zwischenschritte. Jede Teilnehmer*in ist darauf mit ihrem eigenen Profil vertreten und kann selbständig Inhalte hochladen. Zudem dient die Plattform im Zuge der Entwicklungsphasen auch als Auswahlwerkzeug beim „Packen“ der individuellen und kollektiven Ideenrucksäcke. Bei Zusammenkünften in Präsenz und online im Zuge der Entwicklungsphasen und bei (digitalen) Plena übernimmt sie auch die Funktion eines Planservers bzw. einer Ideendatenbank. Auf diese kann direkt und von allen zugegriffen werden. Ebenso sind für alle Teilnehmer*innen insbesondere während der Ideen- und Entwicklungsphasen alle Informationen, alle Arbeitsstände, sämtliche eigenen Ideen und sämtliche Ideen anderer auf einfache visuelle Art jederzeit verfügbar. Zudem erfolgt die Wahl der Entwickler*innen durch die Ideengeber*innen per digitaler Abstimmung auf der Plattform. Ebenso ist ein Ticketmanagement über die Plattform möglich, das eine ausreichende Anzahl an Bearbeitungen der einzelnen Calls steuert.
Die grundsätzliche Gliederung der Plattform besteht aus drei Teilen:
Erstens den grundlegenden Informationen zum Projekt und seinen inhaltlichen Randbedingungen, der Struktur der Callrunden, einschließlich des Zeitplanes und der Honorarsumme.
Zweitens dem Hauptteil als der eigentlichen, interaktiven Benutzeroberfläche, die die digitale Schnittstelle zum Planungsprozess darstellt. Hier erfolgt die Veröffentlichung der Calls, das Hochladen und Teilen der Ideen, das Packen der Ideenrucksäcke, der Upload und die Dokumentation der Synthesen und Synthese-Zwischenständen und auch der sog. Ideen-Review innerhalb der Entwicklungsphase.
Drittens einer Art sichtbarem Backoffice mit den Benutzer*innenprofilen, einem Downloadordner für allgemeine Unterlagen, der Präambel und ggf. weiteren allgemeinen Themen.
Zusätzliche Themen wie die Wahl der Entwickler*innen und das Ziehen von Bearbeitungstickets für die Calls sind direkt eingebettet in die Benutzung der Plattform und nur für die berechtigten Teilnehmer*innen zu bestimmten Zeiträumen freigeschaltet.
